Menu

Milloin tarvitaan useampi tiedote?

Useampi tiedote tarvitaan, kun viestinnän tavoitteena on puhutella vähänkään useampaa erilaista yleisöä ja kohderyhmää.

Viestinnän onnistumisen ratkaisee se, kuinka hyvin se onnistuu puhuttelemaan yleisöään. Vastaanottaja lopulta päättää, onko viestin sisältö kiinnostava, haluaako hän lukea tai kuulla ja innostuuko toimimaan.

Viestinnän pitääkin pyrkiä ensisijassa vakuuttaamaan oma tavoiteltu kohdeyleisö. Viestinnän pitää saada potentiaalinen yleisö – asiakas, ostaja, sponsori, vanhempi tai toimittaja – kiinnostumaan, vaikuttamaan ja vakuuttumaan siitä, että heidän kannattaa reagoida viestiin. Hankkia lippu, ilmoittautua, osallistua, ostaa, lähteä mukaan, jakaa tietoa eteenpäin tai kertoa asiasta mediassaan.

Miksi monta tiedotetta?

Käytännössä siis siksi, että jokainen yleisö on erilainen ja ihmisiä puhuttelee eri asiat. Sama kulma ei ole olennainen kaikille.

Niinpä esimerkiksi tapahtumasta jokaiselle tavoitellulle osallistujalle pitää kaivaa sisällöstä juuri se hänelle olennainen ja kiinnostava juttu ja kertoa juuri siitä hänelle. Koska isosta tapahtumasta ei tietenkään pysty lähettämään omaa yksilöllistä viestiä jokaiselle potentiaaliselle osallistujalle, yleisöä tulee tarkastella samoista teemoista kiinnostuvien näkökulmasta.

Olennaista on rakentaa viestintäpaletti yleisön kiinnostuksen, eikä organisaatiota kiinnostavan yleisön ryhmittelyn mukaan.

Tärkein vaihe viestinnän suunnittelussa onkin potentiaalisen yleisön määrittely. Keitä tavoitellaan? Keiden ainakin pitää tietää asiasta? Keille meillä on aidosti jotain annettavaa? Yleisön määrittelyssä tulee kaivautua mahdollisimman syvälle. Keitä potentiaalisessa yleisössä tarkemmin on? Miksi he osallistuisivat? Mikä heitä kiinnostaa?

Kun ylätason organisaatiolähtöiset kohderyhmät puretaan yksittäisten ihmisten tasolle, päästään kiinni siihen, mikä yleisölle on asiassa merkityksellistä. Ja pystytään rakentamaan yleisön ryhmittelyt ja viestinnän kohdistaminen sen mukaan.

Kuinka monta tiedotetta?

Käytännössä juuri niin monta, kuinka monta erilaista yleisöryhmää viestinnälle rakentuu.

Jokaiselle eri kulmasta kiinnostustuvalle ryhmälle tarvitaan oma tiedote. Omalla, juuri heitä kiinnostavalla kärjellä ja sisältöpainotuksella.

Kirjoitin omassa duunipäiväkirjassani Länsi-Suomen suurimmasta konenäyttelystä Länsirannikon Konepäivistä, johon tuotin järjestäjille viestintäsuunnitelman ja tiedotesarjan. Tapahtumalle rakennettiin viisi erilaista tiedotekärkeä viidelle eri yleisöryhmälle: näytteilleasettajille, yhdistyksen jäsenille ja alan ammattilaisille, ammattimedialle, paikallismedialle ja suurelle yleisölle.

Tiedotteiden perussisällön ja ydinasian tulee toki olla yhtenevä. Kyse onkin ensisijassa oman näkökulman muotoilemisesta kullekin potentiaaliselle osallistujalle merkitykselliseksi.

Pelkästään eri näkökulmista muotoillut tiedotteet eivät toki riitä. Aikataulutus ja kanavaversiointi ovat vielä oma lukunsa. Viestintää tulee myös rytmittää eri ajankohtiin, ja tiedotetta jakaa eri kanavissa. Käytännössä kustakin tiedotekärjestä tarvitaan usein vielä jokunen lisäversio, jotta saadaan oikea viesti myös oikeaan aikaan ja oikeanlaisena oikeaan kanavaan. Esimerkiksi Konepäiville teimme lopulta kahdeksan tiedotetta.

Tuloksellinen tiedottaminen edellyttääkin tiukkaa suunnittelua. Yksi tiedote harvoin riittää. Ellei sillä aio lähestyä vain yhtä tahoa.

Ella Koota
Viestintäsuunnittelija, sisältötuottaja
@EllaKoota

Cialis hinta tallinna Mistä tilata viagra