Menu

Ohjeistaja, sukella lukijan tilanteeseen

Työelämän arki on täynnä kirjallisia ohjeita. Jokainen törmää ohjeistaviin viesteihin päivittäin. Pitää ilmoittaa talvilomista määräpäivään mennessä, käyttää tiettyä logopaperia tietyssä tilanteessa tai lajitella jätteet oikeisiin astioihin. Lähes työhön kuin työhön kuuluu myös antaa ohjeita. Vähintään pitää saada kollegat kommentoimaan tai osallistumaan palaveriin.

Ohjeet ovat teksteinä usein pieniä, mutta niiden toimivuudella voi olla ratkaiseva merkitys. Epäselvä ja virheellisesti tulkittu ohje voi aiheuttaa valtavia kustannuksia. Hyvä ohje puolestaan voi tehostaa toimintaa merkittävästi. Harkitsematon ja huono ohje on myös maineriski. Mehukkaat ylilyönnit lähtevät varmasti kiertämään sosiaalisessa mediassa. Esimerkistä käy vaikkapa keväinen ns. katuliitukohu, jossa taloyhtiöiden tylyt ohjeet ja piirustuskiellot saivat aikaan kansanliikkeen ja katutaiteelle juhlapäivän.

Asiaa ei helpota, että ohje on tunnetusti haastava tekstilaji. Myös tottuneelle kirjoittajalle. Kun tekstin tavoitteena on ohjeistaa vastaanottaja toimimaan tietyllä tapaa tietyssä tilanteessa, pelkkä lukemaan houkutteleminen ei riitä. Teksti olisi pakko lukea, ja sen pitäisi saada lukija aktivoitumaan ja toteuttamaan tekstissä esitetty asia.

Ohjeteksti ajatellaan usein tiedotteeksi. Tekstissä taustoitetaan asioita, informoidaan muutoksista tai kuvataan asiayhteyksiä. Ohjeet hukkuvat muuhun sisältöön, eikä kiireinen lukija saa kiinni viestin merkityksestä. Ohjetekstille mallia pitäisikin ottaa ennemmin mainosteksteistä, joissa yksiselitteisesti aktivoidaan vastaanottajia toimimaan. Ensin herätetään kiinnostus, avataan asian merkitys lukijalle, motivoidaan toimimaan esitetyllä tavalla ja annetaan selvät toimintaohjeet. Tilaa arkea helpottava kotisiivous tällä kortilla, saat 15 % alennusta -tyyliin.

Ohjeistajan kannattaakin keskittyä lukijaansa ja tehdä tekstistään juuri hänelle hyödyllinen opastaja. Hyvä ohjeteksti kertoo selvästi ne asiat, jotka motivoivat ja auttavat toimimaan.

Tässä tiivistettynä viisi vinkkiä ohjetekstin kirjoittajalle:

1. Tunne lukijan tilanne

Mieti kirjoittaessasi, ketä ohjeistat. Kirjoita ohjeesi juuri hänelle ja siihen tilanteeseen, missä hän ohjetta käyttää. Ennakoi pulmatilanteet ja tarjoa niihin apua.

2. Keskity ohjeistamiseen

Anna kaikki olennainen tieto. Mutta vain se. Älä selitä tai taustoita ylimääräisiä. Ole mahdollisimman havainnollinen. Usein kuva kertoo enemmän kun arkillinen sanoja. Esitä asiat loogisessa järjestyksessä, selkeästi ryhmiteltyinä.

Lähilahjapalvelun visuaaliset käyttöohjeet

3. Kirjoita lukijalle

Älä häivytä tekijöitä passiivilla, vaan puhuttele suoraan ja nimeä toimijat. Muista uskoa lukijaan ja olla kohtelias. Käskyttäminen tai vähättely vievät toimintamotivaation hetkessä.

4. Tee ohjeesta silmäiltävä

Kerro tärkein asia isoimmalla otsikossa, jotta sen huomaa pelkällä vilkaisullakin. Käytä tiivistä ja selkeää kieltä. Varmista, että sanasto ja ilmaukset säilyvät yhtenäisinä ja vastaavat tilanteessa käytettävää sanastoa.

5. Testaa toimivuus

Testaa ohjeen ymmärrettävyys ja varmista, että sen mukaan pystyy toimimaan. Monet itsestään selviltä tuntuvat asiat ovat lukijalle vieraita.

Muista, että ohjeen tarkoitus on palvella ja auttaa vastaanottajaa toimimaan.

// Ella, sisältötuottaja, viestintäsuunnittelija

13.11.2015

p.s. Kiitos artikkelikuvasta suunnittelijakollegalleni Eveliinalle, joka on luonut simppelin visuaalisen ohjeistuksen Lähilahja-palvelun toiminnasta.

Edit. Kuva siirretty artikkelikuvasta tekstin yhteyteen blogin artikkelikuvamuutoksen vuoksi.

Cialis hinta tallinna Mistä tilata viagra